Όπως αναφέρεται στη σχετική εγκύκλιο, με τη θέσπιση του άρθρου 99 του Νόμου 4727/2020 σηματοδοτείται η μετάβαση του Δημοσίου στην ψηφιακή εποχή, με την κατάργηση της διακίνησης, μέσω τηλεομοιοτυπίας (fax), εγγράφων, διοικητικών και μη, μεταξύ των φυσικών ή νομικών προσώπων ή νομικών οντοτήτων και των υπηρεσιών του Δημοσίου, από την 1η Ιανουαρίου 2021.
Υπόχρεοι φορείς για την εφαρμογή της ρύθμισης αυτής είναι οι φορείς του στενού δημόσιου τομέα και συγκεκριμένα το Δημόσιο, οι οργανισμοί τοπικής αυτοδιοίκησης α’ και β’ βαθμού καθώς και τα νομικά πρόσωπα δημοσίου δικαίου.
Σκοπός της εν λόγω ρύθμισης είναι η κατάργηση απαρχαιωμένων πλέον τρόπων επικοινωνίας στον δημόσιο τομέα, ώστε ο τελευταίος να καταφέρει να εισέλθει στην νέα, ψηφιακή πραγματικότητα. Η μετάδοση κειμένων σχεδίων ή φωτογραφιών θα βασίζεται πλέον καθολικά σε τεχνολογία στηριζόμενη στο διαδίκτυο και όχι σε δίκτυο τηλεφωνίας.
Τα μέτρα που καλούνται να λάβουν οι υπηρεσίες:
• Ενέργειες έκαστου φορέα για την προμήθεια ηλεκτρονικού σαρωτή εγγράφων (scanner), εφόσον ο φορέας δεν διαθέτει ήδη, για τη δυνατότητα ψηφιοποίησης έγχαρτων εγγράφων που τηρούνται στο αρχείο τους και την εν συνεχεία διακίνησής τους με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Ειδικά για τα Κέντρα Εξυπηρέτησης Πολιτών (ΚΕΠ), με μέριμνα των Προϊσταμένων τους τα στοιχεία επικοινωνίας κάθε ΚΕΠ θα πρέπει να είναι αναρτημένα σε εμφανές σημείο στην ιστοσελίδα του Δήμου, ενώ υπενθυμίζεται και η αριθ. πρωτ. οικ. 8891/8-4-2020 εγκύκλιος της Διεύθυνσης Υπηρεσιών Μιας Στάσης του Υπουργείου μας προς όλα τα Γραφεία Δημάρχων, αναφορικά με την προμήθεια και εγκατάσταση scanner, όπου δεν έχουν πραγματοποιηθεί ήδη οι σχετικές ενέργειες.
• Ενέργειες έκαστου φορέα για τη διάθεση υπηρεσιακού ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (e-mail) στα στελέχη των οργανικών του μονάδων, ώστε να εξασφαλίζεται η απρόσκοπτη διακίνηση και ορθή διαχείριση της εισερχομένης και εξερχομένης αλληλογραφίας.
00:04 / 01:11
• Διάθεση σε εμφανές σημείο στο δικτυακό τόπο έκαστου δημόσιου φορέα των διευθύνσεων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (e-mail) κάθε οργανικής μονάδας του φορέα αυτού. Συναφώς, επισημαίνεται ότι υφίσταται ρητή υποχρέωση κατ’ εφαρμογή των διατάξεων του άρθρου 81 του ν. 4727/2020 οι φορείς να αναρτούν στον δικτυακό τόπο τους τη διάρθρωση των οικείων υπηρεσιών και μονάδων, την περιγραφή των αρμοδιοτήτων και των οργανικών θέσεων, καθώς και τα ονόματα, τις ιδιότητες και τα πρόσφορα στοιχεία επικοινωνίας των υπηρετούντων με οποιαδήποτε μορφή ή σχέση εργασίας και απασχόλησης. Ιδιαιτέρως, να αναρτάται ευκρινώς – στην αρχική σελίδα του δικτυακού τόπου του φορέα- το e-mail του Κεντρικού Πρωτοκόλλου καθώς και το τηλεφωνικό κέντρο αυτού.
• Διαμόρφωση ειδικού χώρου στον δικτυακό τόπο έκαστου φορέα για τη διατύπωση ερωτημάτων από κάθε ενδιαφερόμενο ή ειδικού χώρου με τις απαντήσεις του φορέα επί των συνηθέστερων ερωτημάτων των ενδιαφερομένων.
Τέλος, και πολύ σημαντικό είναι να ληφθούν τα αναγκαία μέτρα προστασίας του περιβάλλοντος, προχωρώντας έκαστος φορέας στις αναγκαίες και επιβεβλημένες ενέργειες ανακύκλωσης των τηλεομοιοτυπικών συσκευών (fax), με τις οδηγίες που θα σας αποσταλούν κατόπιν συνεργασίας μας με τη Διεύθυνση Διαχείρισης Δημόσιου Υλικού της Ανεξάρτητης Αρχής Δημοσίων Εσόδων και τον Ελληνικό Οργανισμό Ανακύκλωσης.
Επισημαίνεται ότι η κατάργηση της διακίνησης εγγράφων μέσω τηλεομοιοτυπίας (fax), δεν αφορά μόνο στις συναλλαγές κράτους – πολιτών, αλλά και στην μεταξύ των δημοσίων υπηρεσιών επικοινωνία.
Μέλος του μητρώου
